De toegevoegde waarde van projectbeheersingssoftware
De tijden waarin met pen en papier projectkosten werden bijgehouden licht ruimschoots achter ons. Op dit moment is het nog wel zo dat veel projectkosten door bedrijven worden bijgehouden in Microsoft Excel. Zijn dit kleine projecten (financieel gezien) met een laag risico en gering in werkzaamheden dan is dat natuurlijk prima. Geen reden om op zoek te gaan naar een andere methode, het project komt dan wel voor elkaar. Echter voor het serieuze werk, grote complexe projecten met een toenemend aantal belanghebbenden, kun je beter projectbeheersingssoftware nog eens onder de loep nemen.
Meten van voortgang
De basis van een degelijke projectbeheersing is weten wat gedaan is en wat nog gedaan moet worden. Deze voorgang moet gemeten worden voor zowel de kosten als de planning, weten we waar we nu staan en wat nog moeten doen geeft een indicatie voor de totale kosten aan het einde van het project en een prognose voor opleveringsdatum. Projectbeheersingssoftware stelt je in staat om alle relevante project informatie te verzamelen en om een goed onderbouwde inschatting te kunnen maken voor het verdere verloop van het project.
Werkelijke uitgaven beheren (actual cost)
Om goed zich te hebben op de werkelijke uitgaven binnen een project is het belangrijk om een goede structuur aan te brengen. Een goede structuur laat zich analyseren en staven. Je gemaakte kosten koppelen aan kost c.q. controle componenten, rapportage deelstructuren en planningen geeft een inzicht in de uitgaven ten opzichte van het originele gebudgetteerde bedrag. Projectbeheersingssoftware laat ons ook een onderscheid maken tussen gemaakte kosten (actuals) en de kosten die gemaakt moeten worden, om nog specifieker de status van een project te kunnen benoemen.
Gerealiseerde waarde (Earned value) beheren
Earned value management, ofwel EVM, is een projectmanagement techniek die inzicht geeft in de gedane werkzaamheden en de waarde die dit vertegenwoordigd. Projectbeheersingssoftware zoals Cleopatra Enterprise heeft veel meer mogelijkheden om EVM en de bijbehorende analyse te bewerkstelligen dan een spreadsheet.
Reporting
Het is een uitdagende taak om een report te maken dat de status toont van een groot en complex project, zodanig dat het leesbaar is voor management, maar wel specifiek genoeg en niet verzand in details of onbeduidende informatie. Bij correct gebruik van software ben je in staat om actuele dashboards en rapporten aan te leveren op elk gewenst moment, voor project kosten, analyseresultaten en performance indicators.
Zoals eerder benoemd, niet elke project vraagt om een toegewijd softwarepakket voor projectbeheersing. Niettemin is het belangrijk om het te overwegen voor de start van een nieuw project, om niet halverwege een project spijt te hebben dat het is gestart in Excel.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.