Wat is een projectbegroting?
Zelden wordt er een project uitgevoerd zonder van te voren te weten wat het gaat kosten; zonder die kosten inzichtelijk te maken weet niemand waar hij of zij aan toe is, en of het economisch gezien uberhaupt verstandig is het project te starten. De inschatting van alle kosten (en opbrengsten) die met het project gemoeid gaan, worden vastgelegd in een begroting. Maar wat is een projectbegroting eigenlijk?
Doel
Het doel van de projectbegroting is het inzichtelijk maken van alle kosten van het project. Zo kan besloten worden of het resultaat van het project de kosten waard zijn. Tevens wordt de projectbegroting gebruikt om tijdens de uitvoering van het project grip te houden op de kosten; door voortgang te meten en dit te vergelijken met de begroting, kan vastgesteld worden of het project op schema loopt. Is dit niet het geval, dan kan er door het projectmanagement bijgestuurd worden. Hiermee worden extreme kostenoverschrijdingen van de begroting voorkomen.
Kader
Allereerst dienen de kaders van het project vastgesteld te worden. Wat valt er onder de verantwoordelijkhed van het project en wat valt er buiten? Bijvoorbeeld: alle kosten van de bouw van een vliegveld vallen binnen de projectbegroting, maar de exploitatie niet. Daar is een afzonderlijke exploitatiebegroting voor. Voorbereidingswerk, zoals het afgraven van grond, valt dan vaak weer wel onder de projectbegroting.
Onderdelen van een projectbegroting
Een projectbegroting bestaat vaak uit verschillende onderdelen. Daarmee blijft het overzichtelijk en is het makkelijker om na te gaan waar afwijkingen zitten en daarop bij te sturen.
- Directe kosten bevatten alle kosten die rechtstreeks toe te wijzen zijn aan het eindresultaat van het project. Denk bijvoorbeeld aan het staal voor het leidingwerk van een olieraffinaderij. Maar ook arbeidskosten zoals het installeren van die leidingen vallen onder de directe kosten.
- Toeslagen dekken de kosten af die onvermijdelijk zijn, maar niet rechtstreeks waarde toevoegen aan het eindresultaat. Wanneer je van een leiding een stuk af moet halen om te zorgen dat het past, dan heb je ook een stukje over dat je daarna niet meer kunt gebruiken. Die kosten vallen onder toeslagen. Een ander voorbeeld is een project in de Sahara; als daar gemiddeld 1x per week een zandstorm woedt waardoor het werk een dag stil ligt, dan is dat geen risico maar een vaststaand feit; onvermijdelijk.
- Indirecte kosten zijn kosten die essentieel zijn voor het project, maar geen direct verband houden met het eindresultaat. Denk bijvoorbeeld aan een tijdelijk onderkomen voor de bouwvakkers, of de tijd die het kost om een projectontwerp te maken.
- Escalatie is vooral nuttig voor projecten waarvan de uitvoering langere tijd in beslag neemt. In de loop van het project kunnen bijvoorbeeld de inkoopprijzen van materiaal als gevolg van veranderende marktomstandigheden oplopen. Deze extra kosten worden gedekt door escalatie.
- Onvoorzien is een post op de begroting die gebruikt wordt om bepaalde risico’s af te dekken. Als bijvoorbeeld de levering van een essentiële machine vertraging oploopt, levert dat extra kosten op voor het project. Omdat je niet zeker weet welke risico’s werkelijkheid gaan worden, dek je slechts een deel van de kosten per risico af met de post onvoorzien.
Lees meer over de totstandkoming van een projectbegroting, en waar je op moet letten.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over projectbeheersing of onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.