Oorzaken en het voorkomen van kostenoverschrijdingen
Het komt zelden voor dat een project binnen het budget wordt afgerond. Om een project succesvol te laten zijn is een goede planning van uiterst belang. Zelfs dan zijn er altijd risicos die buiten de planning vallen. Een hiervan is kostenoverschrijding. Het risico hierop kan worden geminimaliseerd door gebruik te maken van goede kostenbeheersing.
Een van de kerntaken van projectmanagement is om kosten bij te houden en te voorspellen, dit om kostenoverschrijdingen te voorkomen. Goede kostenbeheersing kan ervoor zorgen dat de oorzaken van kostenoverschrijdingen op tijd worden gesignaleerd, en dat op tijd wordt ingespeeld op de mogelijke gevolgen hiervan.
Een paar van de oorzaken van kostenoverschrijdingen en hoe deze kunnen worden voorkomen wordt hieronder besproken:
1. Complexiteit van het project
Dit kan een belangrijke factor zijn voor kostenoverschrijdingen en vertragingen binnnen een project. Met complexiteit wordt vooral bedoeld de grote van het project. Megaprojecten zijn van lange duur en tijdens uitvoering kunnen verschillende factoren met de tijd veranderen en van invloed zijn op de kosten zoals inflatie, materiaalprijzen, loonkosten, etc.
Voorkomen: De fases van een project kunnen worden onderverdeeld in kleinere secties. Door een project zo in te plannen ontstaat er ruimte voor onverwachte veranderingen en kan men hierbij kostenoverschrijdingen makkelijk herkennen en aanpakken.
2. Onder financiering
Het niet toekennen van genoeg budget kan ook een oorzaak zijn voor kostenoverschrijdingen.
Voorkomen: Het is belangrijk dat de financierende partij duidelijk weet wat de kritische onderdelen zijn van een project. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat er genoeg geld beschikbaar is gesteld voor deze onderdelen.
3. Locatie
Als een project wordt uitgevoerd op een minder bekende locatie kan dit voor onaangename verassingen zorgen.
Voorkomen: Juist bij een minder bekende locatie is het belangrijk om extra te investeren in kennis van de omgeving zoals weersomstandigheden, materiaalprijzen, productiviteit, infrastructuur, veiligheideisen, etc. Hier kan dan beter rekening mee worden gehouden tijdens de uitvoering van het project.
4. Verandering van Project Scope
Dit is een van de meest voorkomende redenen voor projectoverschrijding. Verandering in scope, voornamelijk als het project al in volle gang is kunnen grote gevolgen hebben voor de kosten.
Voorkomen: Verandering gedurende een project is onvermijdelijk maar ook van belang voor het succes van een project. Om hier mee om te gaan is het belangrijk om een goed change management plan op te stellen, en continue contact te onderhouden met alle belanghebbende partijen.
Conclusie
Kostenoverschrijdingen zijn een groot probleem voor veel projecten. Bij de uitvoering van een project is het daarom extra belangrijk om rekening te houden met de complexiteit van het project, de financiering ervan en de invloed die locatie hierop heeft. Door hiermee rekening te houden zal de kans op kostenoverschrijdingen aanzienlijk minder zijn.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al meer dan 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.