Offertes en aanbestedingen – sneller, beter en efficiënter
Een veelgehoorde klacht binnen organisaties is dat het interne offerte- en aanbestedingsproces niet soepel verloopt. Het duurt te lang, er is niet genoeg informatie beschikbaar en prijzen liggen niet in lijn met wat mogelijk is. Aan deze problemen ligt vaak een niet optimaal functionerend begrotingsproces ten grondslag, wat in de meeste gevallen prima te verbeteren is.
Aanbestedingen
Voordat er een overeenkomst wordt gesloten tussen een aannemer en een opdrachtgever, is er vaak al een hoop gebeurd. De opdrachtgever heeft een bepaald idee voor een nieuwe fabriek, installatie of ander soort project, waarvoor een uitvoerende partij moet worden gezocht. Dat is waar het aanbestedingsproces begint; het uitzetten van een vraag op de markt, waar partijen op kunnen reageren met een aanbod om het werk tegen een bepaalde prijs te realiseren. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het vaak een stuk moeilijker.
Zo zullen niet alle aanbiedingen dezelfde werkzaamheden bevatten; kwaliteit kan verschillen, de wijze van uitvoering, de scope (wat valt er binnen de grenzen van het project en wat valt daarbuiten), et cetera. Al deze aspecten moeten worden meegenomen in de keuze voor de meest geschikte uitvoerder, want kiezen op basis van louter de prijs zal niet per definitie de beste of goedkoopste optie zijn.
Een opdrachtgever kan zich hierop voorbereiden door een goed gestructureerde projectbegroting op te stellen, met duidelijk onderscheid tussen alle onderdelen van het project. Zo heb je een richtlijn waartegen je aanbiedingen kunt beoordelen. Door dit in specialistische begrotingssoftware op te stellen, ben je in staat om aanbiedingen niet alleen te vergelijken met je eigen uitgangspunt, maar ook met elkaar; wat is de scope, waar zitten de verschillen, hoe verklaar je afwijkingen, enzovoort. En dat is ook nog eens veel sneller dan dit handmatig in bijvoorbeeld Excel te doen. Met deze manier van werken kun je tot een weloverwogen besluit komen.
Offertes
In het zelfde proces lopen potentiële aanbieders of opdrachtnemers tegen een ander soort probleem aan; tegen welke prijs moet op een project geboden worden? Vaak heb je te maken met deadlines, waardoor een aanbieding relatief snel gedaan moet worden. Ook is het een uitdaging wat de totale hoeveelheid werk is; wat valt er binnen de grenzen van het project? Zijn er bijzondere omstandigheden? Wat is een prijs waarbij mijn aanbod interessanter is dan dat van concurrenten, maar waarbij ik nog wel voldoende winst maken en eventuele risico’s kan afdekken?
Ook voor deze vraagstukken kan begrotingssoftware zoals Cleopatra Enterprise een uitkomst bieden. Vanuit een centraal databasesysteem, dat is gevuld met standaarden uit de industrie en je eigen kennis en ervaring uit voorgaande projecten, kan ieder onderdeel van het project snel en efficiënt worden voorzien van een prijs. Ook kan rekening worden gehouden met planning, indirecte kosten, risico’s en nog veel meer. Er is zelfs de mogelijkheid om een aanbiedingsprijs te bepalen op basis van een gewenste winstmarge.
Conclusie
Door gebruik te maken van de juiste software en andere hulpmiddelen zijn zowel opdrachtgevers als aannemers in staat om sneller en efficiënter zaken te doen, met minder onduidelijkheden over de omvang van het werk en minder risico’s op verlieslijdende projecten.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al meer dan 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.