Hoe krijg je inzicht in de kosten van een project?
De vraag hoe je inzicht krijgt in de kosten van een project is om twee redenen relevant. Ten eerste wil je inzicht krijgen in verwachte kosten, om zo een nauwkeurige begroting op te stellen. Daarnaast wil je de daadwerkelijke kosten beheersen tijdens de uitvoering van het project, om waar nodig bij te kunnen sturen.
Begroting
De wijze waarop je een inschatting maakt van de verwachte kosten van een project, is afhankelijk van de projectfase. Wanneer je enkel een grove schatting nodig hebt om na te gaan of een nieuw idee rendabel zou kunnen zijn, dan is het niet nodig om veel tijd te steken in een projectontwerp en van daaruit een begroting te maken. Vaak kun je volstaan met een vergelijking met eerder gerealiseerde projecten.
Wanneer je meer detail nodig hebt, is het projectontwerp een goed uitgangspunt. In veel gevallen zijn er voor de afzonderlijke onderdelen van zo’n ontwerp richtlijnen en kengetallen beschikbaar. Bijvoorbeeld hoeveel minuten het duurt om één lasnaad te maken, of de kosten voor één meter pijpleiding van een bepaald materiaal en diameter.
Mocht je specifieke onderdelen van je project niet kunnen begroten aan de hand van vuistregels of historische gegevens, vraag dan bij verschillende leveranciers een offerte aan. Op die manier wordt duidelijk wat de te verwachten kosten zijn.
Hoeveel detail je ook nodig hebt, het is altijd nuttig om hulp te vragen van een ervaringsdeskundigen. Bij complexe projecten is er zo veel om rekening mee te houden, dat ervaring essentieel is om geen dingen over het hoofd te zien.
Uitvoering
Tijdens de uitvoering van het project is het van belang om tijdige en complete informatie te hebben over de kosten die tot op dat moment zijn gemaakt. Zo weet je zeker of de projectkosten nog in lijn lopen met de voortgang. Voor het bewaken van die kosten kunnen we onderscheid maken tussen tijd en geld.
Het aantal manuren dat tot op een bepaald moment zijn besteed, kunnen vaak uitgelezen worden uit het tijdschrijfsysteem dat voor het project wordt gebruikt. Vaak worden uren per week geregistreerd, dus zul je af en toe een vertraging van een aantal dagen in je overzicht hebben. Door de uren van een bepaalde projectmedewerker te vermenigvuldigen met zijn of haar tarief, weet je hoeveel kosten er zijn gemaakt.
Zicht krijgen op het geld dat besteed is via bijvoorbeeld inkoop, is soms wat lastiger. Wanneer er een order is geplaatst, is er een toezegging gedaan voor de levering te betalen. Ondanks dat het geld nog gewoon op de projectrekening staat, kun je dat niet opnieuw uitgeven. Het is dus van belang om een goede administratie bij te houden van toezeggingen voor geplaatste orders.
Stuurt de leverancier bij levering een factuur, dan wordt het bedrag vanuit een financieel perspectief als kosten geboekt. Vaak is dat terug te zien in een ERP systeem. Op de projectrekening zie je dat bedrag pas op het moment dat de factuur is betaald. Tussen ontvangst van de factuur en de betaling daarvan zit soms meer dan een maand. Ook hier is het ERP systeem een goede bron van informatie, samen met de financiele afdeling.
Gedurende de looptijd van een project zijn er dus meerdere bronnen voor informatie over de kosten. Zorg dat je altijd een goed overzicht hebt over welke informatie je nodig hebt en waar je het vandaan kunt houden. Zorg ten alle tijden voor grip op je project door optimale kostenbeheersing.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.