Dat ieder project anders is, is een cliché waar ik je niet mee lastig ga vallen. Het is geen verrassing dat projecten verschillende omstandigheden kennen, met andere doelstellingen, uiteenlopende budgetten en afwijkende planningen. Kortom; een project is maatwerk. Ondanks dat zijn er bepaalde uitgangspunten die voor ieder project gelden, welke kunnen helpen om een project beter te beheersen.
De scope als uitgangspunt
Het klinkt logisch dat partijen die samenwerken het er over eens moeten zijn wat er moet gebeuren. En wat niet. Toch zijn er veel projecten waarbij er geen overeenstemming is over de exacte scope van dat project. Welke activiteiten zijn wiens verantwoordelijkheid? Wanneer moeten ze worden uitgevoerd? Wat gaan (of mogen) ze kosten? Pas als je weet wat de projectscope is, kun je deze ook beheersen.
Planning en mijlpalen
Een veelgemaakte fout tijdens het uitvoeren van projecten is dat er te weinig ruimte is voor bezinning. Een moment waarop je vaststelt waar je staat, hoeveel het project tot dusverre heeft gekost en hoeveel je nog moet. Een moment om te bepalen of je zo moet doorgaan, moet bijsturen of zelfs moet stoppen. Dat kan alleen wanneer je een gedegen planning hebt, waarin is vastgelegd wat wanneer gedaan moet zijn. Door mijlpalen van te voren vast te stellen creëer je ijkmomenten waarop je kunt bepalen wat de huidige staat van het project is.
Communicatie
Binnen een projectorganisatie zijn veel mensen betrokken met uiteenlopende rollen en verantwoordelijkheden. Door de kennis en ervaring van al deze betrokkenen te verzamelen, samen te voegen en te analyseren ontstaat een goed beeld van de status van het project. Het is dan ook van belang om alle leden van het project te betrekken en aan te moedigen om (mogelijke) issues, trends en zorgen te delen en bespreken.
Weet waarop je kunt sturen
Voor ieder project zijn er vier aspecten die gelden als de belangrijkste sturingsmechanismen, de basis van projectbeheersing: geld, tijd, scope en kwaliteit. Het is dan ook van belang deze continue te monitoren en waar nodig bij te stellen. Meer informatie over deze aspecten kun je vinden in een van onze vorige blogs.
Iets toe te voegen aan dit artikel? Heeft U een vraag? Mail ons op contact@costengineering.eu