Begroten en calculeren

Grand Total weergave binnen Cleopatra Enterprise software voor begrotingen

Met een begroting kan men de kosten van een project of activiteit proberen te benaderen middels verschillende begrotingsmethodieken. Met een calculatie kan men al nauwkeurig bepalen wat de kosten van een project zullen zijn. Het is een breed vakgebied en kan worden toegepast in iedere industrie, bedrijfstak en projectgrootte. Desondanks is een begroting vooral van belang voor projecten die gekenmerkt worden door hoge complexiteit en onzekerheid, omdat daar ook vaak hoge investeringen mee gemoeid gaan. Het is dan ook zeker geen vakgebied waar lichtzinnig over gedacht moet worden en waarin ervaring een belangrijke rol speelt.

Onderdelen

Door onderscheid te maken tussen bijvoorbeeld de verschillende type kosten binnen een begroting, wordt de overzichtelijkheid vergroot. Dat vergemakkelijkt het analyseren van eventuele wijzigingen en het opsporen van fouten. Ook het rapporteren van de kostenraming wordt er eenvoudiger door. De onderdelen van een standaard begrotingsopbouw zijn de volgende: 

 

  • Directe kosten bevatten alle kosten die rechtstreeks toe te wijzen zijn aan het eindresultaat van het project. 
  • Toeslagen dekken de kosten af die statistisch gezien nodig zijn maar nog niet bekend of uitontwikkeld zijn (bijv. snijverliezen en groei door specificaties tussen BO en DO). Deze kosten zijn gerelateerd aan de directe kosten.
  • Indirecte kosten zijn kosten die essentieel zijn voor het project, maar geen direct verband houden met het eindresultaat (bijv. algemene project management of engineering kosten) 
  • Escalatie is vooral nuttig voor projecten waarvan de uitvoering langere tijd in beslag neemt en dient om de kosten te dekken gerelateerd aan prijswijzigingen als gevolg van veranderede marktomstandigheden en inflatie 
  • Onvoorzien/Contingency is een post op de begroting die gebruikt wordt om bepaalde risico’s af te dekken.

 

Project metrics en benchmarking met Cleopatra Enterprise software voor projectbeheersing

Kostenraming Classificatie

Niet iedere begroting of raming heeft dezelfde eigenschappen. Aan de hand van de gebruikte methode en de geschatte nauwkeurigheid, is een  begroting te classificeren. Een veelgebruikte classificatie is die van de Amerikaanse Associatie van Cost Engineers (AACE). Hieronder een overzicht van de 5 verschillende klassen die worden onderscheiden.

 

Primaire kenmerken

Secundaire kenmerken

 

Begrotingsklasse Project definitie Doel Methode

Nauwkeurigheid

5 0% to 2% Concept analyse Expert bepaling, capaciteitsbegroting of  analogie

L: -20% tot -50%

H: 30% to 100%

4 1% to 15% Studie of haalbaarheid Parametrische modellen  en/of gebaseerd op equipment factoren

L: -15% tot -30%

H: 20% tot 50%

3 10% to 40% Budget of autorisatie Semi-gedetaileeerde unit kosten met begrotingssamenstellingen

L: -10% tot -20%

H: 10% tot 30%

2 30% to 70% Aanbieding of tender Gedetailleerde unit kosten gebaseerd op uittrekstaten vanuit systemen

L: -5% tot -15%

H: 5% tot 20%

1 50% to 100% (Na)calculatie of check Gedetailleerde unit kosten gebaseerd op uittrekstaten o.b.v. daadwerkelijk  verbruik

L: -3% tot -10%

H: 3% tot 15%

Begrotingsmethodieken

Er zijn talloze manieren om de kosten van een project te begroten. Hieronder worden een aantal van de belangrijkste methodes genoemd.

Begroten gebaseerd op factoren

Op het moment dat er een idee of plan is ontstaan voor een nieuw project, dan is een grove inschatting van de kosten nodig om te bepalen of dat project haalbaar en realistisch is. Op dat moment is het nog niet nodig om veel tijd te steken in een projectontwerp en van daaruit een begroting te maken. Vaak kun je volstaan met een vergelijking met eerder gerealiseerde projecten.

 

Als je in het verleden soortgelijke projecten hebt uitgevoerd, hoef je enkel nog rekening te houden met eventuele verschillen in capaciteit, locatie en projectspecifieke afwijkingen. Met behulp van één of meerdere kostenfactoren, kun je veel van die verschillen meenemen in de initiële begroting.

Voordelen:

  •  Snel resultaat
  •  Goedkoop
  •  Zeer geschikt voor haalbaarheidsstudies

 

Nadelen:

  •  Lage nauwkeurigheid
  •  Weinig ruimte voor aanpassingen
  •  Benadert het project als ‘black box’

Industriegebied bij nacht

Parametrisch begroten

Parametrisch begroten betreft het analyseren van projectdata, zoals kosten en technische specificaties, om kostendrijvers te identificeren en van daaruit kostenmodellen te ontwikkelen. De essentie van deze methode is het vinden van een correlatie tussen kosten en manuren enerzijds en projectparameters anderzijds. Dit resulteert in een aantal formules, ook wel kostenrelaties genoemd. Deze kunnen gebruikt worden om de verschillende onderdelen van een kostenraming op te stellen.

 

Parametrisch begroten maakt vaak gebruik van regressieanalyse (zowel lineair als non-lineair) om de meest geschikte algoritmes te bepalen voor een kostenmodel.

 

Lees meer over parametrisch begroten

 

Gedetailleerde begroting (calculatie)

In een calculatie, die wordt gebruikt kort voorafgaand aan de uitvoering van het project, wordt een inschatting gemaakt van de totale kosten op het niveau van werkorders en individuele activiteiten. Deze kostbare en tijdrovende manier van ramen heeft veel weg van werkvoorbereiding. Om zinvol te zijn, vereist deze methode een goede kennis van het project en de benodigde werkzaamheden, evenals een redelijk gedetailleerde definitie van het project.

Deterministisch of probabilistisch begroten

Wanneer het gaat over begroten, komen vaak termen terug als deterministisch en probabilistisch ramen. Het verschil tussen deze twee methoden is de wijze waarop wordt omgegaan met de post ‘onvoorzien’. De bepaling van alle andere onderdelen van de raming, gebeurt op basis van aantallen maal prijs. 

 

In het geval van deterministisch ramen, wordt de onzekerheid die met een project gemoeid gaat, ingeschat op basis van ervaring en de nacalculaties van voorgaande projecten. Die inschatting bepaald de hoogte van de post onvoorzien. 

 

Probabilistisch ramen heeft een meer gedetailleerde benadering hiervan: voor iedere kostenpost wordt een inschatting gemaakt van de onzekerheden, de waarde daarvan en het risico. De som van deze onzekerheden, vormt de post onvoorzien. Bijzondere gebeurtenissen zijn onzekerheden binnen het project die geen deel uitmaken van de onvoorziene bepaling en kunnen meegenomen worden als management reserve. 

 

Ondanks de verschillende aanpak, is geen van de twee methoden per definitie nauwkeuriger dan de ander.

Tornado Chart on Breakdown Structures
Monte Carlo Analysis and Confidence Interval Values
Vraag een demo aan

Ervaar de kracht van Cleopatra Enterprise

Neem contact op voor meer informatie,

of vraag een gratis demonstratie aan van Cleopatra Enterprise

  • alliander bluewater
  • boskalis heerema heineken
  • ihc kci
  • lyondellbasell neste oil
  • rijkswaterstaat Witteveen + Bos