4 tips om de kosten van een project te beheersen
De eerste stappen in het ontwikkelen van een cost management plan zijn het ontwikkelen van de project scope en de uitvoeringsstrategie. Dit legt de basis voor een geïntegreerd cost management proces, wat ook de tijdsplanning, kostenbegroting en budget, werk planning, value analyse en engineering, risico management en inkoopplanning dekt.
1. Maak een Work Breakdown Structure
De eerste tip is voor het tot stand komen van de scope. Tijdens project scope ontwikkeling vertalen ingenieurs de scope in tussenproducten (deliverables) die samen een eindproduct (asset) vormen. Deze deliverables zijn vaak voorzien van schetsen, diagrammen, werktekeningen, equipment lijsten, specificaties, enzovoort. Fysiek beschrijven zij de asset, maar in deze vorm zijn ze niet direct inzetbaar voor een resource planning of verdere projectbeheersing. Wat we moeten doen is deze tussenproducten vertalen naar een andere vorm: een work breakdown structure (WBS). De WBS beschrijdt de fysieke scope van de asset en vertaald ze naar beheersbare facetten die wel kunnen worden opgenomen in een planning en meetbaar zijn.
2. Stel een begrotingsclassificatie system op
Het is belangrijk om onzekerheid in een begrotingsproces te minimaliseren en communicatie van begrotingsresultaten te bevorderen. Deze doelen kan men bereiken door een bedrijfsstandaard te ontwikkelen voor begrotingsclassificaties. Het classificatiesysteem definieert de specifieke informatie die nodig is om tot een kwalitatief toereikende begroting te komen in elke phase van de totstandkoming van een eindproduct of de levenscyclus van het eindproduct. De schema’s van de classificatie helpen benodigdheden voor een een scope definitie te bepalen en ook kunnen ze leidend zijn in het bepalen van de juiste begrotingsmethode voor een specifiek deel van de scope bepaling.
3. Ontwikkel en onderhoud hulpmiddelen voor een resource planning
Een resource planning is het best gediend door een database van historische data. Deze data zou lessen uit het verleden moeten bevatten aangaande resource gebruik, beschikbaarheid, grenswaarden en soortgelijke informatie van deze aard. Het vergaren van historische informatie met betrekking tot resource planning is normaal gezien een onderdeel van project performance assessment process (Section 10.1 of AACE Total Cost Framework) omdat een resource planning en de daadwerkelijke invulling, in grote mate afhankelijk zijn van ervaringen uit het verleden. Deze ervaringen behoren dan ook zorgvuldig te worden gedocumenteerd. Het ontwikkelen en onderhouden van hulpmiddelen voor een resource planning (e.g. checklist, standaard procedures, boekhouding) zijn ook onderdeel van dit proces. Een standaard chart of accounts, tezamen met een WBS, faciliteren een resource planning omdat op deze manier alle resource data op een consistente manier wordt gecategoriseerd.
4. Stel een plan op om voortgang te meten
Initiële plannen voor het opstellen van voortgangsmetingen of progress measurement starten tijdens het opzetten van project scope en uitvoeringsstrategie. Een gedegen WBS en controle accounts moeten daarna worden opgezet. Een belangrijke voorwaarde voor dit is dat elke resource, activiteit en deliverable voor elk werkpakket en controle account meetbaar is. Omdat de voortgang gemeten dient te worden om tot een oordeel te kunnen komen over de kwaliteit van het verloop dient in de planning de meting en de evaluatie samen te lopen. Het plannen van deze werkzaamheden zorgt er voor dat de processen in de verschillende uitvoeringsfases van de projecten synchroon lopen met de geplande kost en control accounts, en dat de processen om de uitkomsten te vertalen gereed liggen.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.