Risicobeheersing – wat is het en hoe doe je het?
Niets is zonder risico. En dat geldt zeker ook voor projecten. Hoe groter en complexer een project, hoe meer externe en interne factoren onzekerheden met zich meebrengen. Onzekerheden die geld kunnen kosten.
Risico’s zijn niet te vermijden. Je hebt nou eenmaal niet overal invloed op en dat zou je ook niet moeten willen. Toch zijn er methoden om de risico’s te beheersen en zo de kosten die ermee gepaard gaan te beperken.
Analyse van risico’s
De eerste stap is om alle mogelijke risico’s voor een project in kaart te brengen. Wees hier niet te kritisch in; liever een paar risico’s te veel op je lijstje die je later weer wegstreept, dan dat je er een essentiële mist. Voor ieder vakgebied en expertise binnen het project is het raadzaam experts te vragen om hun visie op bepaalde risico’s te geven. Probeer je ze namelijk in je eentje allemaal te identificeren, dan ga je gegarandeerd de boot in.
Geef een duidelijke omschrijving van ieder risico en noteer waar ze betrekking op hebben. Wijs ook een eigenaar aan; zo stel je iemand verantwoordelijk voor het met regelmaat managen van het risico.
Waarde bepalen
De waarde van een projectrisico is van belang om te bepalen hoe je er mee om wilt gaan. Deze waarde bestaat uit twee factoren: kans en kosten. De kans dat een bepaald risico zich daadwerkelijk voordoet tijdens de uitvoering van het project, vermenigvuldigd met de kosten in het geval dat gebeurt, is de risicowaarde. Zo zijn de kosten van een aardbeving rond het kustgebied van Nederland ontzettend groot, maar de kans is zeer klein. De waarde is dan ook laag.
Beheersen
Op basis van de waarde van de risico’s en de boordeling daarvan, kun je ze gaan beheersen. Hiervoor zijn vier verschillende methodes: vermijden, beheersen, overdragen en accepteren.
– Risico’s vermijden doe je door maatregelen te nemen waardoor het voorvallen van dat risico wordt uitgesloten. Bijvoorbeeld het risico op een gaslek vermijden door enkel nog elektriciteit in plaats van gas te gebruiken.
– Risico’s beheersen (of verminderen) is op verschillende manieren te doen; bijvoorbeeld met brandmelders verminder je de kans op brandschade. Met een boeteclausule beperk je het risico dat een leverancier te laat levert.
– Het overdragen van een risico richt zich niet op het verminderen van de kans, maar het beperken van de gevolgen. Een voorbeeld is een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Ook het samen delen van een risico door met een partner eventuele kosten te splitten, is een vorm van risico overdracht.
– Accepteren van het risico is ook altijd een optie. Soms is de waarde van een risico lager dan de kosten om deze te beheersen. Mocht het risico dan toch optreden, dan dek je de kosten met de post ‘onvoorzien’ op de projectbegroting met begrotingssoftware.
Monitoren
Risicobeheersing is een doorlopend proces en een essentieel onderdeel van projectmanagement. Het is zeker geen eenmalige exercitie; het overzicht van risico’s moet met regelmaat worden doorlopen, aangevuld en herzien. In grotere projecten is er dan ook vaak sprake van een aparte risicomanager. Toch is het nog vaak een vergeten onderdeel van projectmanagement. Laten we het daarom de aandacht geven die het verdient.
Over Cost Engineering & Cleopatra Enterprise
Cost Engineering levert al 25 jaar diepgaande expertise op het gebied van integrale projectbeheersing (Begroten, Plannen, Control en Risicomanagement) middels geavanceerde tools en oplossingen, bestaande uit:
De integrale benadering op het gebied van projectbeheersing zorgt voor een kosten effectievere uitvoering van projecten middels verbeterde vastlegging, analyseerbaarheid, voorspelbaarheid en transparantie.
Met de inzet van de consultants en Cleopatra zijn al meer dan 500 bedrijven in 75 landen in staat gesteld projectprestaties te verbeteren.
Als u meer wilt weten over onze oplossing, Cleopatra Enterprise, neem dan contact op met een van onze experts.